Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać obszerna nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To największa od lat przebudowa zasad prowadzenia PKPiR – obejmująca zarówno zmianę wzoru księgi, nowe wymogi dotyczące dokumentów księgowych, jak i pełną elektronizację ewidencji.
Zmiany wynikają przede wszystkim z dostosowania PKPiR do struktury JPK oraz pełnej elektronizacji obiegu dokumentów, w tym obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych, procedur wewnętrznych w biurach rachunkowych i sposobu pracy przedsiębiorców prowadzących PKPiR.
Poniżej prezentujemy kluczowe zmiany oraz praktyczne wskazówki, jak przygotować się do nowych obowiązków.
1. Nowy wzór PKPiR – dodatkowe kolumny i nowe dane
Jedną z najistotniejszych modyfikacji jest zmiana wzoru PKPiR, w tym dodanie nowych kolumn związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych:
Najważniejsze elementy:
- pojawi się obowiązek wykazywania numeru identyfikującego fakturę z KSeF – zarówno po stronie wystawcy, jak i nabywcy,
- dodatkowe pola pozwolą na odwzorowanie danych zgodnie z logiką JPK,
- nowe kolumny będą obligatoryjne wyłącznie dla dokumentów ustrukturyzowanych (faktur KSeF),
- zmieniony wzór ma uspójnić PKPiR z przyszłą strukturą JPK_PKPIR.
Efekt: systemy księgowe muszą umożliwiać automatyczne powiązanie zapisów z numerami KSeF, a biura rachunkowe będą musiały zweryfikować procesy importu dokumentów.
2. Likwidacja zapisów zbiorczych – koniec uproszczeń
Nowelizacja eliminuje możliwość:
- ujmowania sprzedaży na podstawie miesięcznych zestawień,
- dokonywania zbiorczych zapisów sprzedaży lub zakupu.
Każdy zapis w PKPiR będzie musiał wynikać z:
- pojedynczej faktury,
- lub raportu z kasy fiskalnej.
To oznacza większą liczbę zapisów oraz wyższy poziom szczegółowości ewidencji.
3. Paragon bez danych nabywcy nie będzie dowodem księgowym
Zaostrzeniu ulegają również wymogi dotyczące dokumentacji księgowej.
Przykład:
Zakup materiałów pomocniczych nie będzie mógł być ujęty na podstawie zwykłego paragonu. Konieczna będzie:
- faktura uproszczona lub
- faktura standardowa zawierająca dane nabywcy.
To znacząco ograniczy możliwość księgowania kosztów na podstawie paragonów i wymusza bardziej rygorystyczne podejście do obiegu dokumentów.
4. Terminy zapisów – większa dyscyplina ewidencyjna
Nowelizacja porządkuje terminy dokonywania zapisów w PKPiR, zrównując je dla przychodów i kosztów.
Nowy termin:
do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą zapisy – zgodnie z ustawą o PIT.
Dotychczasowe, mniej restrykcyjne zasady przestaną obowiązywać.
5. Tylko forma elektroniczna – koniec papierowej PKPiR
Wprowadzona zostanie pełna elektronizacja księgi:
| Kategoria podatnika | Obowiązek prowadzenia PKPiR elektronicznie |
|---|---|
| Podatnicy przesyłający JPK_V7M | od 1 stycznia 2026 r. |
| Pozostali podatnicy | od 1 stycznia 2027 r. |
To oznacza definitywne odejście od papierowej PKPiR, a także konieczność stosowania oprogramowania zgodnego z przyszłą strukturą JPK_PKPIR.
6. Nowe struktury JPK – JPK_PKPIR oraz JPK_ST
Od 2026 r. podatników prowadzących PKPiR obejmą przepisy dotyczące nowych struktur JPK:
- JPK_PKPIR – odwzorowanie pełnej księgi przychodów i rozchodów,
- JPK_ST – ewidencja środków trwałych.
Terminy pierwszego obowiązkowego przesłania:
- podatnicy przesyłający JPK_V7M – w 2027 r. za 2026 r.,
- podatnicy przesyłający JPK_V7K i pozostali – w 2028 r. za 2027 r..
Nowe pliki staną się corocznym obowiązkiem, analogicznie do JPK_KR dla podatników prowadzących pełne księgi rachunkowe.
7. VAT kwartalny jako sposób na odroczenie obowiązku przesyłania JPK_PKPIR
Przepisy przewidują możliwość odroczenia obowiązku prowadzenia PKPiR elektronicznie oraz przesyłania JPK_PKPIR o rok – poprzez wybór rozliczeń kwartalnych VAT.
Dlaczego?
Obowiązek przesyłania JPK_PKPIR dotyczy w pierwszej kolejności podatników wysyłających JPK_V7M. Podatnicy kwartalni (JPK_V7K/JPK_V7D) będą objęci nowym obowiązkiem dopiero rok później.
Czy każdy może wybrać VAT kwartalny?
Nie. Uprawnieni są:
- mali podatnicy w rozumieniu ustawy o VAT,
- podatnicy na estońskim CIT,
- pod warunkiem że wartość sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 4 mln euro.
Z rozliczeń kwartalnych wyłączone są m.in. podmioty będące czynnymi podatnikami VAT krócej niż 12 miesięcy.
Do kiedy trzeba złożyć zgłoszenie?
W przestrzeni medialnej pojawiały się błędne informacje, że terminem granicznym jest 25 listopada 2025 r..
Stanowisko Ministerstwa Finansów (odpowiedź MF z 24.11.2025 r., potwierdzona przez DGP 26.11.2025 r.):
Wystarczające jest złożenie VAT-R z wyborem rozliczeń kwartalnych do 25 lutego 2026 r., czyli przed rozpoczęciem pierwszego kwartału 2026 r.
Warunkiem jest utrzymanie prawa do rozliczeń kwartalnych przez cały 2026 r.
Jak przygotować się do zmian – checklist dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Dla biur rachunkowych
- zweryfikować działanie systemów księgowych pod kątem obsługi nowych kolumn PKPiR i numerów KSeF,
- opracować procedury obiegu dokumentów (likwidacja zapisów zbiorczych, wymogi dla paragonów),
- przeszkolić klientów w zakresie konieczności pozyskiwania faktur zamiast paragonów,
- wdrożyć harmonogram terminowego księgowania – do 20. dnia miesiąca,
- przygotować klientów do przejścia na formę elektroniczną PKPiR,
- ustalić strategię wyboru VAT kwartalnego, jeśli ma to znaczenie dla odroczenia obowiązków.
Dla przedsiębiorców prowadzących PKPiR samodzielnie
- zapewnić sobie dostęp do systemu księgowego kompatybilnego z JPK_PKPIR,
- zmienić podejście do gromadzenia dokumentów – eliminacja paragonów bez danych nabywcy,
- zadbać o terminowość księgowania przychodów i kosztów,
- w razie spełniania warunków rozważyć wybór VAT kwartalnego.
Podsumowanie
Zmiany, które zaczną obowiązywać od 2026 r., całkowicie przebudowują sposób prowadzenia PKPiR. Dotkną one zarówno przedsiębiorców, jak i biura rachunkowe – i wymagają wcześniejszego przygotowania, dostosowania procedur oraz aktualizacji oprogramowania.
Dobra wiadomość jest taka, że część obowiązków (np. przesyłanie JPK_PKPIR) można odroczyć poprzez wybór rozliczeń kwartalnych VAT – ale tylko przy spełnieniu ustawowych warunków.
Kluczowe jest wdrożenie zmian jeszcze w 2025 r., aby od 1 stycznia 2026 r. można było prowadzić księgę zgodnie z nowymi wymaganiami.